Abschaffung der in Papierform eingereichten Jahresabschlüsse

2018-04-12

Seit dem 15. März 2018 dürfen Gesellschaften bei den Registergerichten die Jahresabschlüsse nicht mehr in Papierform einreichen. In der Übergangsperiode, d. h. bis zum 1. Oktober 2018, dürfen die Abschlüsse noch in Papierform erstellt, gescannt und in elektronischer Form übermittelt werden. Das Justizministerium hat dazu eine dedizierte Plattform eingerichtet, die den Unternehmern ermöglicht, die Finanzunterlagen unentgeltlich zu übermitteln. Die in dem Gesetz über das Landesgerichtsregister (KRS) eingeführten Änderungen sollen dieses Prozedere vereinfachen und die Registergerichte entlasten, die aufgrund der zunehmenden Zahl von Gesellschaften jedes Jahr immer mehr Finanzunterlagen erhalten haben.

Für wen gelten die neuen Änderungen?

Für alle Rechtsträger, die zur Aufstellung von Jahresabschlüssen verpflichtet und im Landesgerichtsregister (KRS) angemeldet sind. Dies sind insbesondere:

  • Kommanditgesellschaften auf Aktien,
  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung,
  • Aktiengesellschaften,
  • Zweigniederlassungen eines ausländischen Unternehmers,
  • Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit,
  • Rückversicherungsvereine auf Gegenseitigkeit,
  • Genossenschaften,
  • staatliche Unternehmen.

Welche Unterlagen sind auf elektronischem Weg zu übermitteln

  • der Jahresabschluss,
  • der Bestätigungsvermerk zum Jahresabschluss,
  • die Abschrift eines Beschlusses oder einer Entscheidung eines Organs über die Feststellung des Jahresabschlusses,
  • die Abschrift eines Beschlusses über die Gewinnausschüttung oder die Verlustdeckung,
  • der Lagebericht.

Wichtige Datumsangaben

  • 15. März 2018 – Inkrafttreten von Artikel 19e des Gesetzes über das Landesgerichtsregister, ab diesem Datum dürfen die Finanzunterlagen bei den Registergerichten ausschließlich auf elektronischem Weg eingereicht werden, allerdings besteht noch die Möglichkeit, die Unterlagen in herkömmlicher Form zu erstellen und deren Scans zu übermitteln, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder mit einer Unterschrift, bestätigt durch das so genannte "Trusted Profil“ auf der staatlichen E-Services-Plattform ePUAP, versehen werden müssen;
  • 1. Oktober 2018 – erforderliche Erstellung und Übermittlung der Abschlüsse in elektronischer Form, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder mit einer Unterschrift, bestätigt durch das so genannte "Trusted Profil“ auf der staatlichen E-Services-Plattform ePUAP, versehen werden müssen.

Wegfall der Pflicht der Einreichung der Finanzunterlagen beim Finanzamt

  • Die Abschlüsse für das Jahr 2017 sind beim Finanzamt genauso wie in den vorherigen Jahren in Papierform einzureichen,
  • ab 1. Oktober 2018 sind die Finanzunterlagen ausschließlich über das Webportal des Justizministeriums an das Repositorium für Finanzunterlagen zu senden,
  • das Gesetz über das Landesgerichtsregister sieht vor, dass die Dokumente vom Repositorium für Finanzunterlagen automatisch an das Zentrale Register für steuerliche Daten übermittelt werden.

Probleme für Gesellschaften, die von Personen vertreten werden, die keine polnische Personenidentifikationsnummer (PESEL-Nummer) besitzen

Die an das Webportal übermittelten Unterlagen sind mit dem so genannten "Trusted Profil“, bestätigt auf der staatlichen E-Services-Plattform ePUAP, mindestens durch eine natürliche Person zu versehen, deren PESEL-Nummer im Unternehmensregister offengelegt ist, d. h. als:

  • vertretungsberechtigter Gesellschafter einer Personengesellschaft,
  • Insolvenzverwalter,
  • Liquidator
  • Mitglied des vertretungsberechtigten Organs.

Sollte keine der vorgenannten Personen eine PESEL-Nummer besitzen, dann besteht keine Möglichkeit, die Finanzunterlagen entsprechend der novellierten Prozedur einzureichen. Dieses Webportal sieht auch kein Handeln durch einen Bevollmächtigten vor. Die einzige reale Möglichkeit zur Einreichung der Finanzunterlagen scheint derzeit die Nutzung des Webportals S24 zu sein.

Zusammenfassung

Die Novelle des Gesetzes über das Landesgerichtsregister hat revolutionäre Änderungen der Grundsätze für die Einreichung von Jahresabschlüssen eingeführt. Teilweise ist dieses Prozedere vereinfacht worden. Außerdem ist die Einreichung der Abschlüsse über das eingerichtete Webportal unentgeltlich. Andererseits sind die Gesellschaften verpflichtet, ein Konto in diesem Webportal einzurichten. Außerdem muss eine vertretungsberechtigte Person über eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine Unterschrift verfügen, die durch das so genannte "Trusted Profil“ auf der staatlichen E-Services-Plattform ePUAP bestätigt wird. Nach dem aktuellen Wortlaut von Artikel 19e des Gesetzes über das Landesgerichtsregister ist es für Gesellschaften, in denen keine der vertretungsberechtigten Personen eine PESEL-Nummer besitzt, nicht möglich, das dedizierte Webportal zu nutzen. Dieses Problem müsste wahrscheinlich durch eine weitere Novelle des Gesetzgebers gelöst werden. 

Ihr Ansprechpartner

Przemyslaw Widuch Przemysław Widuch Tel.: +48 (71) 36 99 541