W okresie przejściowym tj. do 1 października 2018 r. sprawozdania mogą być jeszcze sporządzone w formie papierowej, zeskanowane i przesłane drogą elektroniczną.
Ministerstwo Sprawiedliwości uruchomiło w tym celu specjalny system umożliwiający bezpłatne składanie dokumentów finansowych przez przedsiębiorców. Zmiany jakie wprowadzono w ustawie o KRS mają usprawnić samą procedurę, jak również odciążyć sądy rejestrowe, które w związku z rosnącą liczbą spółek miały być rokrocznie zalewane dokumentacją finansową.
Kogo dotyczą nowe zmiany
Wszystkie podmioty zobowiązane do sporządzania sprawozdań finansowych, które zarejestrowane są w KRS. W szczególności:
- spółki komandytowo-akcyjne,
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółki akcyjne,
- oddziały przedsiębiorcy zagranicznego,
- towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych,
- towarzystwa reasekuracji wzajemnych,
- spółdzielnie,
- przedsiębiorstwa państwowe.
Jakie dokumenty składamy elektronicznie
- roczne sprawozdanie finansowe,
- opinię z badania sprawozdania finansowego,
- odpis uchwały bądź postanowienia organu o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego,
- odpis uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty,
- sprawozdanie z działalności.
Ważne daty
- 15 marca 2018 r. – wejście w życie art. 19e ustawy o KRS, od tej daty dokumenty finansowe do sądów rejestrowych mogą być składane wyłącznie drogą elektroniczną, jest jednak jeszcze możliwe sporządzanie dokumentów w formie tradycyjnej i przesyłanie ich skanu, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP;
- 1 października 2018 r. – konieczność sporządzania i przesyłania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Brak obowiązku składania dokumentów finansowych do Urzędu Skarbowego
- sprawozdania za 2017 r. składamy do Urzędu Skarbowego tak jak w latach poprzednich - w formie papierowej,
- od 1 października 2018 r. dokumenty finansowe składamy wyłącznie za pomocą portalu Ministerstwa Sprawiedliwości do Repozytorium Dokumentów Finansowych,
- ustawa o KRS przewiduje, że dokumenty z Repozytorium Dokumentów Finansowych automatycznie będą przesyłane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.
Problemy dotyczące spółek reprezentowanych przez osoby nieposiadające PESEL
Dokumenty przesyłane do systemu mają być opatrzone potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę, której numer PESEL ujawniony jest w rejestrze, tj:
- wspólnika uprawnionego do reprezentowania spółki osobowej,
- syndyka,
- likwidatora,
- członka organu uprawnionego do reprezentowania.
W przypadku, kiedy żadna z wyżej wymienionych osób nie posiada numeru PESEL nie ma możliwości złożenia dokumentów finansowych zgodnie ze znowelizowaną procedurą. System nie pozwala również na działanie przez pełnomocnika. W chwili obecnej wydaje się, iż jedyną realną możliwością złożenia dokumentów finansowych jest skorzystanie z portalu S24.
Podsumowanie
Nowelizacja ustawy o KRS zrewolucjonizowała zasady składania sprawozdań finansowych. Po części procedura ta została uproszczona, a dodatkowo składanie sprawozdań za pomocą systemu jest bezpłatne. Z drugiej strony, spółki zobligowane są do utworzenia kont w systemie i uzyskanie przez osobę uprawnioną do reprezentacji podpisu kwalifikowanego lub potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. Dodatkowo, aktualne brzmienie art. 19e ustawy o KRS nie pozwala na korzystanie z systemu spółkom, w których żadna z osób uprawnionych do reprezentacji nie posiada numeru PESEL. Problem ten będzie musiał zapewne być rozwiązany w drodze kolejnej nowelizacji ustawodawcy.
