Czym są kamienie milowe projektu?
Kamienie milowe projektu są elementem nowoczesnych metod zarządzania. Dzielą projekt na zestaw mniejszych, łatwych do zarządzania celów. Jest to narzędzie, które służy do wyznaczania punktu w harmonogramie projektu. Punkty te mogą oznaczać początek i koniec projektu czy zakończenie ważnej fazy pracy. Kamienie milowe mogą symbolizować wszystko, co się rozpoczęło lub zakończyło, ale jest używane głównie jako narzędzie do planowania.
Są one również wykorzystywane w metodologiach planowania, takich jak metoda ścieżki krytycznej lub narzędziach do zarządzania projektami, takich jak wykresy Gantta, które mogą określać główne okresy planowania. Dzięki kamieniom milowym możesz lepiej obliczyć przerwę w projekcie, dzieląc oś czasu projektu na interwały lub mniejsze ramy czasowe, aby kontrolować i śledzić postępy.
Kamienie milowe – przykłady w projektach
Żeby lepiej zrozumieć na czym polega narzędzie kamieni milowych, spójrzmy na kilka przykładów. Kamienie milowe to na przykład:
-
Zatwierdzenie projektu
-
Początek i koniec faz projektu
-
Zatwierdzenie karty projektu
-
Zabezpieczenie finansowania, sprzętu lub zasobów
-
Zebranie zespołu projektowego
-
Zatwierdzenie planu projektu
-
Spotkanie inauguracyjne projektu
-
Wykonywanie krytycznych zadań
-
Tworzenie kluczowych rezultatów projektu
-
Osiąganie celów i zadań projektu
-
Zakończenie projektu
Te przykłady kamieni milowych mają zastosowanie do każdego projektu, niezależnie od branży. Jednak jako kierownik projektu możesz dowolnie definiować kamienie milowe projektu, które są potrzebne do planowania, wykonywania i śledzenia postępów w danym projekcie.
Kamienie milowe na wykresie Gantta – przykład
.png)
Jak zdecydować, co jest kamieniem milowym?
Kamienie milowe projektu mierzą postęp, dzieląc projekt na fazy. Kamień milowy to znacznik, który oddziela koniec jednej fazy od początku drugiej. Według instytutu Zarządzania Projektami (PMI) w zarządzaniu projektami występuje zazwyczaj pięć faz: inicjacja, planowanie, wykonanie, monitorowanie i kontrola oraz zamknięcie (ang. initiation, planning, execution, monitoring & controlling and closure).
Kamienie milowe to bardziej okres w czasie niż konkretna realizacja zadań lub elementy dostarczane projektu, ale tak naprawdę możesz ustawić dowolne kamienie milowe w projekcie. Tradycyjnie dzielą projekty na etapy, ale możesz utworzyć kamień milowy, aby wskazać duże zadanie czy ważne wydarzenie.
Po co używać kamieni milowych?
Po pierwsze – używanie kamieni milowych upraszcza życie, i to nie tylko kierownikom czy koordynatorom projektów, ale całym zespołom. Najprostsze nakreślenie kamieni milowych wymaga jedynie utworzenia arkusza w Excelu. Jeśli na samym początku określimy sobie jasne ramy czasowe konkretnych działań, dużo łatwiej będzie nam po pierwsze kierować czy koordynować projektem, ale także wypełniać poszczególne zadania. Z jasnym planem działania zwiększa się także produktywność pracowników.
Przykład – zrozum to lepiej!
Załóżmy, że naszym kamieniem milowym dla projektu jest rekrutacja uczestników konkursu. Mając ramy czasowe tego etapu, możemy zdefiniować i rozpisać poszczególne działania, które musimy zrobić, żeby osiągnąć zakładany cel.
—
Po drugie – to wszystko sprowadza się do jasnej i przejrzystej komunikacji pomiędzy kierownikiem/koordynatorem projektu, a zespołem pracującym nad danym projektem. Kamienie milowe to must have wśród zadań kierownika lub koordynatora projektów. Jeśli managerowie nie komunikują jasno jakie są oczekiwania od zespołu wobec projektu pojawia się mnóstwo niepotrzebnych (z perspektywy projektu, jak i zespołu czy poszczególnych pracowników) sytuacji, emocji i konfliktów. Narzędzie jakim jest wyznaczanie kamieni milowych pozwala na klarowną komunikację i faktyczne osiągnięcie celu.
Po trzecie – dodatkową zaletą tego narzędzia jest łatwe zdawanie sprawozdania swoim interesariuszom (ang. stakeholders). W każdym momencie projektu możesz pokazać swoim interesariuszom, w którym momencie jesteś. Znacznie łatwiej jest poczynić postępy w projekcie, jeśli interesariusze znają każdy kamień milowy.
