Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Rozwój technologii wpływa bezpośrednio nie tylko na różne branże, ale także na zadania i obowiązki przedsiębiorców. Początkowo faktury papierowe zostały wyparte przez elektroniczne, a już od 2024 faktury będą ustrukturyzowane i wystawiane przez Krajowy System e-Faktur (KSeF).
KSeF to platforma elektronicznego fakturowania – środowisko teleinformatyczne umożliwiające wystawianie, przechowywanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Nowe dokumenty, w odróżnieniu od aktualnych faktur elektronicznych, będą mieć:
- strukturę logiczną zgodną ze wzorem e-faktury dostępnej w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych,
- format .xml,
- numer identyfikujący przydzielony przez system.
Przedsiębiorcy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane, korzystając z udostępnionych bezpłatnie przez Ministerstwo Finansów narzędzi lub za pośrednictwem komercyjnych systemów obsługi e-faktur.
Najważniejsze cele Krajowego Systemu e-Faktur
Wprowadzenie cyfrowego systemu e-Faktur wiąże się z kilkoma ważnymi aspektami. Najważniejsze z nich to:
- udostępnienie przedsiębiorcom bezpłatnego narzędzia do zarządzania fakturami – umożliwia to redukcję kosztów związanych z opłacaniem prywatnych programów internetowych;
- stworzenie jednego centralnego rejestru faktur. Z jednej strony zapewni on urzędnikom prowadzącym czynności kontrolne łatwy dostęp do dokumentów sprzedażowych i kosztowych każdej firmy. Z drugiej strony natomiast będzie miejscem, w którym każdy przedsiębiorca znajdzie wszystkie swoje faktury – kosztowe i przychodowe;
- usprawnienie procesów fakturowania – elektroniczne przetwarzanie faktur skróci cykl płatności, zwiększy efektywność operacyjną i zmniejszy ryzyko błędów ludzkich;
- zapewnienie zgodności z aktualnymi przepisami prawnymi i podatkowymi dotyczącymi fakturowania elektronicznego. Systemy te mają ułatwić firmom przestrzeganie obowiązujących regulacji;
- ułatwienie integracji z innymi systemami używanymi przez firmy, takimi jak systemy księgowe czy systemy ERP, co wpłynie na korzyść spójności danych;
- zapewnienie integralności, autentyczności i poufności danych zawartych w fakturach elektronicznych;
- działania proekologiczne – w przeciwieństwie do tradycyjnego fakturowania przejście na e-faktury oznacza mniejsze zużycie papieru i ograniczenie negatywnego wpływu na środowisko.
Wpływ KSeF na procesy firmowe i korzyści dla przedsiębiorcy
Od 1 lipca 2024 wystawianie faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obligatoryjne dla wszystkich czynnych podatników VAT, a pół roku później – od 1 stycznia 2025 roku – zobowiązani do korzystania z KSeF będą też podatnicy zwolnieni z VAT. Wystawianie faktur przez platformę elektronicznego fakturowania wprowadzi kilka zasadniczych modyfikacji dotyczących przebiegu procesów firmowych.
Ujednolicenie dokumentów i usprawnienie księgowości
Wdrożenie KSeF wpłynie na sposób tworzenia faktur i obieg dokumentów kosztowych w firmach. Wszystkie wystawiane faktury będą mieć formę ustrukturyzowaną i będą udostępniane w ramach jednego rejestru. Przetwarzanie e-faktur będzie znacznie szybsze niż w przypadku tradycyjnych dokumentów, a wyszukiwanie informacji nie będzie sprawiało większych problemów. Oznacza to, że proces księgowości stanie się bardziej efektywny, a przedsiębiorstwa szybciej uzyskają płatności.
Redukcja kosztów i łatwiejsza archiwizacja dokumentów
Przejście na e-faktury zminimalizuje koszty drukowania, pakowania i wysyłania tradycyjnych faktur papierowych i zapewni zgodność prawną i podatkową. Zredukuje też konieczność stosowania oprogramowania OCR używanego do digitalizowania dokumentów papierowych i usprawni archiwizację faktur. Systemy e-faktur ułatwią śledzenie statusu faktury, od momentu jej wystawienia aż do chwili opłacenia. Uprości to monitorowanie płatności, zarządzanie terminami regulowania zobowiązań i poprawę zarządzania płynnością finansową.
KSeF zoptymalizuje współpracę i komunikację na linii firma-kontrahent – klienci nie będą już mogli zwlekać z płatnością, usprawiedliwiając się faktem nieotrzymania faktury, ponieważ będzie ona udostępniana i akceptowana w ujednoliconym systemie informatycznym. Dodatkowo faktura zapisana w bazie danych nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu i nie będzie konieczności wydawania jej duplikatów.
Łatwiejsze tworzenie deklaracji JPK
Centralny rejestr faktur zastąpi też wiele zadań o charakterze sprawozdawczym, a przygotowywanie deklaracji w formie Jednorodnych Plików Kontrolnych będzie jeszcze prostsze. Choć nadal pozostanie konieczność tworzenia plików JPK_V7M lub JPK_V7K przez podatników VAT, KSeF sprawi, że nie będą oni musieli już udostępniać Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Cyfrowy system fakturowania usprawni też proces i przepływ danych.
E-faktury to znaczne ułatwienie dla firm i zaawansowany technologicznie sposób zwalczania wyłudzeń VAT. Po wdrożeniu centralnego rejestru faktur tempo wykrywania podatkowych przestępców skróci się z kilku lat do nawet kilku tygodni, zmniejszając lukę VAT i zapewniając uczciwym przedsiębiorcom równe warunki konkurencji. To także sposób na skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni.
