Krajowy System e-Faktur – cele i założenia
Krajowy System e-faktur to cyfrowa platforma służąca do wystawiania, przechowywania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Ma na celu udostępnienie przedsiębiorcom darmowego narzędzia do zarządzania fakturami i stworzenie jednego centralnego rejestru faktur. KSeF ma usprawnić procesy fakturowania i przechowywania dokumentów firmowych oraz zmniejszyć lukę VAT, zapewniając uczciwym przedsiębiorcom równe warunki konkurencji.
Od 1 lipca 2024 korzystanie z KSeF będzie obligatoryjne dla wszystkich czynnych podatników VAT, a pół roku później – od 1 stycznia 2025 roku – także dla podatników zwolnionych z VAT.
Zalety wdrożenia platformy elektronicznego fakturowania
Nowe przepisy przynoszą wiele korzyści dla przedsiębiorców. Najważniejsze z nich to:
- korzystne warunki zwrotu VAT (w terminie 40 dni liczonych od dnia złożenia rozliczenia);
- łatwiejsza archiwizacja dokumentów i odejście od obowiązku samodzielnego przechowywania dokumentów wystawionych i odebranych za pomocą KSeF;
- pewność, że faktura dotarła do kontrahenta;
- brak obowiązku składania JPK_FA dokumentującego sprzedaż;
- wyeliminowanie rozróżnienia pomiędzy fakturami oryginalnymi a duplikatami;
- ułatwienie przestrzegania regulacji aktualnych przepisów prawnych i podatkowych;
- redukcja zużycia papieru i zanieczyszczenia środowiska.
KSeF – wyzwania dla przedsiębiorców
Wdrożenie platformy elektronicznego fakturowania wiąże się nie tylko z benefitami, ale także wyzwaniami. Największa ich część dotyczy sfery finansowej i technologicznej.
Brak automatycznej numeracji faktur
Zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów docelowo wszyscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do korzystania z elektronicznej platformy – faktury ustrukturyzowane zastąpią wystawiane dotąd dokumenty papierowe i elektroniczne. Problem jednak w tym, że udostępnione obecnie narzędzie, z którego jeszcze można korzystać dobrowolnie, jest w rzeczywistości raczej skierowanym do programistów urządzeniem testowym niż wygodnym systemem dla użytkowników końcowych. Jednym z ograniczeń jest to, że aplikacja nie nadaje fakturom numerów automatycznie. Kolejne numery porządkowe trzeba pamiętać i nadawać je ręcznie, co jest dużym utrudnieniem dla przedsiębiorców wystawiających wiele faktur. Aby tego uniknąć i ułatwić sobie proces fakturowania, można połączyć komercyjny program sprzedażowy i księgowy i zintegrować je z KSeF. Adaptacja systemów z KSEF niewątpliwie będzie kosztowna.
Koszty związane ze szkoleniem pracowników
Wdrożenie przedsiębiorców i pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie i kwestie finansowo-księgowe wymaga przeprowadzenia szkoleń z obsługi i zasad działania Krajowego Systemu e-Faktur. Z jednej strony oznacza to dodatkowe koszty dla firmy, a z drugiej więcej zadań dla pracowników, co może zmniejszyć ich efektywność w codziennych obowiązkach.
Brak opcji edycji wystawionej faktury ustrukturyzowanej
Wprowadzona do systemu e-faktura jest nieedytowalna. W przypadku jakichkolwiek błędów – dotyczących np. terminu płatności czy danych kontrahenta – nie można dokonać zmian na udostępnionym do KSeF pliku. Trzeba wystawić fakturę korygującą wartość błędnej do zera, a następnie wystawić nową fakturę.
Przeciążenia i awarie Krajowego Systemu e-Faktur
W związku z dużą liczbą przedsiębiorców KSeF będzie jednym z najbardziej obciążonych systemów informatycznych w naszym kraju, co stwarza to duże ryzyko przeciążeń i awarii cyfrowej platformy. Wszelkie usterki i techniczne ograniczenia sprawności będą mieć bezpośredni wpływ zarówno na dotrzymywanie terminów wysyłki dokumentów do urzędu skarbowego, jak i dostarczanie wiążących prawnie faktur klientom-kontrahentom. Dla przedsiębiorców niesie to poważne skutki finansowe – opóźnienia rozliczeń na sprzedane towary czy świadczone usługi.
Odrębne przesyłki do kontrahentów, którzy nie zgadzają się na otrzymywanie e-faktur
Do czasu ujednolicenia systemu i nałożenia obowiązkowego e-fakturowania na wszystkich przedsiębiorców, korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Aby móc już teraz zacząć korzystać z dokumentów ustrukturyzowanych, trzeba mieć zgodę kontrahenta na otrzymywanie tego typu faktur. Nie ma jednak sprecyzowanego sposobu uzyskiwania takich zgód ani mechanizmów wspierających ich zdobycie. Zadaniem przedsiębiorcy jest więc pozyskanie takich informacji na własną rękę. Jeśli klient nie udzieli zgody, wtedy firma może wystawić dokument księgowy w KSeF, ale jednocześnie ma też obowiązek wygenerować czytelny podgląd faktury i przekazać go kontrahentowi metodą tradycyjną. Wiąże się to z wydłużeniem czasu pracy i rozliczeń.
