Pomoc publiczna dla firm.

Anna Pławiak, Tax Director w JP Weber: Jest to rodzaj wsparcia, ale nie jedyny. Grant to rodzaj pomocy publicznej, ale ta pomoc zawiera szereg instrumentów dotyczących rozwoju lub zmiany w przedsiębiorstwie. Grant to jest, mówiąc krótko i najprościej, gotówka. Gotówka do ręki, na realizację jakiegoś pomysłu inwestycyjnego lub badawczo-rozwojowego. Ale oprócz grantów występuje również pomoc w formie oszczędności, czyli zatrzymania gotówki w firmie, polegająca na tym, że można otrzymać prawo do zwolnienia z podatku dochodowego czy też z podatku od nieruchomości. To dwa główne typy pomocy.

JK: Czym się kierować w podejmowaniu początkowej decyzji? Czego szukać?

AP:  Zastosowałabym podejście ambitne. Nie ograniczajmy się, ponieważ te wszystkie instrumenty bardzo często można ze sobą połączyć. Dla jednego przedsięwzięcia można skomponować pakiet pomocy złożony z różnych jej form. Na przykład może być to właśnie grant i może być to grant unijny albo rządowy, może być do tego zwolnienie z podatku dochodowego, od nieruchomości. I to wszystko w ramach jednego limitu, który przysługuje danemu przedsiębiorcy w danym regionie i na daną inwestycję. Ale można sobie komponować skład tego limitu właśnie w pewien sposób, kierując się pewną elastycznością.

JK: Używa Pani słów kluczowych: „w pewien sposób”, „komponować”. Świetnie, ale jestem przedsiębiorcą, chciałbym się rozwijać, mam pomysł. Nie mam wystarczającej ilości pieniędzy i sam niczego nie skomponuję. Jak zacząć? Gdzie jest punkt startu poszukiwania pomocy, informacji i wiedzy na ten temat?

AP: Bardzo często my jesteśmy tym punktem początkowym, my doradcy. I kiedy przychodzi do nas klient z pomysłem lub nawet zapotrzebowaniem na środki na rozwój, to w pierwszej kolejności patrzymy na sam pomysł. Patrzymy na to gdzie ten pomysł ma być realizowany, bo województwo, a nawet i powiat determinuje dostępność poszczególnych źródeł pomocy oraz jej wysokość.

Potem patrzymy też na samego przedsiębiorcę i jego kategorię, bo tu pojawia się kolejne hasło klucz, czyli status MŚP (małe, średnie przedsiębiorstwo) versus duże przedsiębiorstwo. Zasada jest taka: im mniejsze, tym więcej pomocy może uzyskać. A nawet powiedziałabym, że więcej instrumentów jest stworzonych dla mniejszych przedsiębiorstw, istnieją formy pomocy dostępne tylko wtedy, gdy się ma status MŚP.
Albo można dostać dodatkowe punkty przy przyznawaniu tej pomocy własnie za to, że ma się ten status. Chodzi o to, żeby pomagać mniejszym, bo im jest trudniej niż olbrzymim.

JK: To trudniej to jest już na początku wielka obawa przed kontaktem z biurokracją, obawa przed zalaniem dokumentami z urzędu skarbowego. Wystarczy też wejść na dowolną platformę unijną i zobaczyć niekończące się strony tabelek. To jest tylko pierwsze wrażenie czy to naprawdę jest tak straszne, jak wygląda?

AP: To jest tak skomplikowane, jak wygląda, ale nie jest takie straszne, szczególnie dla kogoś, kto się tym zajmuje od wielu lat. Często powtarzam, że naszą rolą jako doradców, nie jest robienie operacji na otwartym sercu, bo w takim przypadku trzeba naprawdę mieć wybitne kwalifikacje i pewność cięcia. Zatem nie jest to coś porównywalnego z inżynierią kosmiczną.  Natomiast to jest bardzo dużo czasu, dużo pewnej biegłości w posługiwaniu się też tymi narzędziami, które służą do tego, żeby ubiegać się o tą pomoc, następnie ją rozliczyć. Czyli de facto ją otrzymać. Bo tu też musimy rozróżnić, i to jest ta biurokracja, która przeraża na początku, to jest sam proces aplikowania, ubiegania się o pomoc. I on rzeczywiście może  być taki troszeczkę przerażający. Nie chcę straszyć, tylko tak naprawdę zabawa zaczyna się od tego punktu, kiedy jest pozytywna decyzja i przyznanie tej pomocy. Bo przyznanie to nie jest wypłata. Przyznanie to jest takie zakontraktowanie się obu stron, że o ile ty spełnisz te wszystkie kryteria, te wszystkie warunki, które tutaj opisałeś w projekcie, to my Ci to potem wypłacimy.

JK: Czyli wypłata jest z dołu, nie z góry? A może w transzach? Bo jeżeli ja potrzebuję pieniędzy, żeby rozwinąć się, to muszę wziąć kredyt z banku, żeby potem spłacić go grantem? Jak to działa?

AP: Jest to wypłacane na zasadzie refundacji i stopniowo, w miarę postępu prac. Jest też forma zaliczkowa. Można się o nią starać, nie w każdym oczywiście instrumencie . Bo teraz mówimy trochę o dotacjach, bo każdy instrument ma też swoje bardzo szczegółowe
warunki i specyfikę.

JK: Pewnie nie tylko każdy instrument, ale też każdy instrument, i każda organizacja, która go obsługuje.

AP: Tak! Każda instytucja, a nawet powiem więcej. W ramach takiego samego instrumentu
 i tej samej instytucji, konkursy kolejne, takie kolejne odsłony, czyli nabory wniosków często różnią się jeżeli chodzi o zasady, oceny , sposób przeprowadzenia. Dużo jest takich punktów, które trzeba połapać i mieć pod kontrolą, i zarządzać. I to jest coś, na co często przedsiębiorca po prostu nie ma czasu. Bo on jest zajęty tym, żeby się zająć biznesem. I wtedy jakby wchodzimy my.

JK: No właśnie tu jest ta różnica zabawy. I w zrozumieniu zabawy, o której Pani powiedziała, bo dla mnie jako dla przedsiębiorcy zabawa zaczyna się wtedy, kiedy zaczynam coś tworzyć: rozwijać swój biznes, realizować swój plan. Nie koniecznie tą świetną zabawą jest aplikowanie na początku, i rozliczanie tego wszystkiego. W związku z tym, Państwo tutaj wkraczacie żeby umożliwić mi tę zabawę, czyli rozwinięcie swojego biznesu. Ale przecież to jest wasza praca. W związku z tym to są koszty. Jak to też działa, to znaczy to jest grant, czy to jest pomoc, która pokrywa również Państwa usługi? Państwo otrzymujecie procent od tego co uzyskamy w naszym partnerskim układzie? Jak to działa?

AP: Rozliczanie naszej pracy oczywiście zależy od ustaleń z przedsiębiorcą. Ale struktura taka najczęstsza, która jest stosowana, to jest takie wynagrodzenie stałe na początku, które pokrywa część kosztów, a jednocześnie zobowiązuje obie strony do takiej sprawnej współpracy, i do wspólnego dążenia do sukcesu.  Bo tą grą wynagrodzenia, to jest właśnie jakiś procent od tej pomocy, którą się uda uzyskać. No i wypłacane jest to dopiero po tym, jak ten sukces jest. Czyli kiedy jest ta pomoc przyznana. Natomiast czy pomoc może pokrywać to wynagrodzenie? Wprost powiedziałabym, że raczej nie. Nie ma takiej kategorii kosztów kwalifikowanych, tak zwanych, do których jest potem przyznawana dotacja, mówiąca “doradztwo na napisanie wniosku o dofinansowanie”. Czegoś takiego w dziewięćdziesięciu dziewięciu procentach nie ma. Bo są też granty, na przykład takie bardzo specyficzne, grant na przygotowanie dokumentacji o grant. Jest coś takiego. Ale to powiedzmy, że jest taki wyjątek potwierdzający istnienie reguły.

JK: I pewnie to dotyczy dużych grantów, dużych przedsiębiorstw.

AP: Niekoniecznie! Tu nawet w drugą stronę bym powiedziała, że to jest takie wsparcie dla takich małych podmiotów, które mają jakiś pomysł, a właśnie totalnie nie mają środków, ale ten pomysł mógłby się przyjąć na przykład na poziomie europejskim. I zrewolucjonizować jakiś obszar. I na poziomie europejskim też są właśnie granty, można po nie iść, i tam tak zwany success rate jest bardzo niski, mimo świetnej jakości projektów i pomysłów. Tam każde słowo praktycznie, każdy znak w aplikacji się liczy. I może wpłynąć na to, czy się tą dotację dostanie. I stąd jest pomysł dotacji na dotację. Na ubieganie się o dotację. Ale jeszcze uzupełniając tą odpowiedź o naszym wynagrodzeniu, z czego może być finansowane: to w dotacjach na badania i rozwój, na takie projekty, oprócz kosztów, które przedsiębiorca bezpośrednio sobie wypisze. Bo wie, że musi zatrudnić tyle, i tyle osób, one będą pracowały przez “taką” część swojego dnia, na rzecz projektu.  Musi wykorzystać te maszyny, to pomieszczenie, musi do tego kupić jeszcze materiały, dodatkowe wyposażenie, części, które będą takimi komponentami do stworzenia na przykład prototypu. Więc on sobie może to wszystko wypisać. To są tak zwane koszty bezpośrednie. Wie, że musi skorzystać z pomocy zewnętrznej. Jakieś specjalistyczne laboratorium na przykład, jakieś badania musi wykonać, więc to też sobie dopisuje. I instytucje przyjmują, że oprócz tego wszystkiego są jeszcze takie koszty dodatkowe, dookoła, które się ponosi tak czy siak. Usługi księgowe, żeby rozliczać tę bieżącą działalność. Jakieś dodatkowe, na przykład, usługi prawne, doradcze. Takie nie do końca związane z tą merytoryką projektu, ale one są. Dlatego jakby na tych kosztach, tych wcześniejszych, bezpośrednio związanych z pracami badawczo-rozwojowymi, z pominięciem tych podwykonawców. Na tej puli jest dorzucane dwadzieścia pięć procent. Tak automatycznie. I on jest takim wirtualnym kosztem, i od niego jest też liczona dotacja, i wypłacana. 

JK: Pójdźmy krok dalej. Mam ten fantastyczny pomysł, wiadomo, skoro założyłem firmę, rozwijam się, to jestem głęboko przekonany, że to jest absolutnie najlepszy pomysł na świecie.  Inaczej bym przecież tego nie robił. Udało mi się Państwa przekonać, z państwa pomocą przekonaliśmy instytucję, która wesprze. Podpisujemy umowę, i co się dzieje dalej?

AP: I dalej zaczynamy realizować ten projekt, i dokumentować tą realizację w zgodzie ze wszystkimi wymogami. I prezentować sukcesywnie te wszystkie koszty i prace, jakie są realizowane, do tej właśnie instytucji. I ona zatwierdza te koszty, zgadza się i widzi, że wszystko rzeczywiście idzie tak jak miało iść. Oczywiście są różne możliwe odstępstwa, no bo nigdy człowiek nie przewidzi jeden do jednego przyszłości. Więc jest możliwość dokonywania takich korekt, i następuje sukcesywna wypłata tej dotacji.

JK: Mówimy o projektach, które są kilkumiesięczne, kilkuletnie? Jak zazwyczaj to wygląda?

AP: Zazwyczaj to są projekty przekraczające rok. Tak mniej, więcej rok, do trzech lat trwają te projekty badawczo-rozwojowe i  inwestycyjne. To jest taka średnia.

JK: W ciągu trzydziestu - trzydziestu sześciu miesięcy dużo może się wydarzyć, w związku z tym  ja rozumiem, że tutaj państwo cały czas trzymacie mnie za rękę, pomagacie przez te trzydzieści-parę miesięcy przejść tak?

AP: Dokładnie! Czasem mamy taką trochę  niewdzięczną rolę – musimy przypominać, czy domagać się dokumentów, pilnować, żeby na tych dokumentach były odpowiednie pieczątki, odpowiednie podpisy, sformułowania, wyliczenia. Dodatkowo mamy to wszystko zapisanie w jakimś narzędziu, czy to prosty Excel, czy jakieś inne narzędzie informatyczne, którym się posługuje na przykład klient. Bo klient też musi oprócz tych dokumentów być w stanie w trakcie kontroli pokazać, że w ich systemach księgowych również to jest odpowiednio pozaznaczane, że to wszystko jest spójne, łatwo identyfikowalne, taka transparentność musi być duża, bo to są środki publiczne.

JK: Transparentność to jedno. A elastyczność? No bo rzeczy mogą się wydarzyć. Może się okazać, że projekt składa się z kilku działań, jedno jest lepsze niż drugie, w związku z tym fajnie by było część pieniędzy przesunąć z jednej kupki na drugą. Coś nie wyszło? Jak wygląda kwestia elastyczności już w trakcie realizacji?

AP: Ona jest. To jest najlepsza wiadomość. Przede wszystkim jest elastyczność, i takie realne spojrzenie na tą całą sytuację. Są przewidziane już w umowie o dofinansowanie pewne marginesy, pole manewru, że tak powiem, i one są zwymiarowane. Jest powiedziane,
że na przykład można dokonać przesunięć, ale nie więcej niż ileś procent danej kategorii, albo, na przykład, że do iluś procent danej kategorii można przesuwać, tylko informując o tym, a powyżej to już trzeba zgłosić przed, i czekać na decyzję, zgodę na to przesunięcie.
Można dokonywać zmian, oczywiście już na etapie aplikowania. Ocena takiego projektu obejmuje także sprawdzenie, czy taki przedsiębiorca przewidział wszystkie rzeczy, które da się przewidzieć. I tam jest i analiza ryzyka, która polega nie tylko na tym, że zidentyfikowane są potencjalne sytuacje, które mogą nas spotkać, jakieś trudności. Ale też od razu taki plan zadziałania czyli jak chcemy tym ryzykiem zarządzić, jaki mamy plan B i C w razie czego. I kompletem informacji nie tylko samym takim biznesplanem, ale też właśnie to przewidywalnością, i tym jak projekt jest przemyślany, tym się przekonuje instytucje do tego, żeby przyznała ten grant.

JK: Czy za każdym razem dostajemy tyle pieniędzy o ile prosimy? Czy może grantodawca stwierdzić “chwilę, chwilę, damy wam  siedemdziesiąt procent”. I co wtedy?

AP: I tak, i nie. W praktyce wygląda to w ten sposób: są określone limity, o których mówiłam na początku, zależne od tego gdzie jest projekt, gdzie jest przedsiębiorca, jakiej wielkości jest przedsiębiorca, jakiego rodzaju jest to projekt. I tam są limity, co oznacza, że można dostać do tylu, i tylu procent. W praktyce wygląda to tak, że dostaje się dokładnie to “do”.
Natomiast jeżeli instytucja uważa, że ten projekt powinien dostać mniej środków, to bardziej działa na mianowniku. To znaczy: ten procent, ten limit pomocy odnoszony jest do wartości kosztów kwalifikowanych projektu. Więc na przykład jest powiedziane, że w tym danym przypadku można dostać do dwudziestu pięciu procent kosztów kwalifikowanych. No i przynosi przedsiębiorca projekt, który ma kosztów kwalifikowanych sto, a instytucja mówi “hmm, to byśmy musieli dać dwadzieścia pięć procent pomocy. Nie, ten koszt mi się nie podoba, ten koszt uważamy, że jest przeszacowany, jest za wysoki. Uważamy, że ten projekt powinien się zamknąć nie w stu, a w osiemdziesięciu”. Co oznacza, że tak, dajemy Ci dwadzieścia pięć procent, ale nie od stu, a od osiemdziesięciu. Więc to w ten sposób działa.

JK: Czy instytucja jest w stanie, ma prawo wybrać sobie z puli działań zaproponowanych… Proponuję pięć, a zaakceptowano cztery.

AP: Tak! To znaczy, proces oceny jest skonstruowany w ten sposób, że najpierw sprawdza się wszystkie wnioski, wszystkie dokumentacje, które wpłynęły, pod względem formalnym. Ci, którzy tego nie spełniają i nie poprawią, to dziękujemy. Odpadają już z dalszego etapu. Potem jest sprawdzane to merytorycznie. Tu już wkraczają eksperci od każdej dziedziny, i weryfikują to przez jeden ogólny zestaw kryteriów oceny. Więc każdy z tych ekspertów sprawdza projekt według tego samego zestawu wymagań, i przyznają punkty. Przyznają punkty od-do, i oczywiście muszą to uzasadnić. I potem na sam koniec zlicza się te punkty i układa się ranking tych projektów, i konfrontuje się go z budżetem danego konkursu, programu. Jeżeli nie starczy tych środków, to wtedy odpadają ci, którzy mają najmniej punktów. Czyli idziemy od góry, aż do kreski, tak zwanej. Ci co są pod kreską, mają pozytywną ocenę, przeszli ją dobrze, ale niestety nie starczyło środków więc oni nie dostaną.

JK: Czy jest jakaś instytucja odwoławcza? Można zaprotestować, powiedzieć :ależ proszę Państwa, to co chcemy wam zaoferować jest absolutnie najlepsze na świecie, może nie zrozumieliście”?

AP: Albo źle policzyliście, bo takie sytuacje też się zdarzały, sądzę, że będą się zdarzać też w przyszłości.  Jest ścieżka odwoławcza. Można, dokładnie to w tych grantach unijnych, badawczo-rozwojowych. To się nazywa protest, składa się go, czyli pobiera się kartę oceny, w której widzimy co eksperci powiedzieli, na jakiej bazie uzasadnili te punkty, które przyznali. Sprawdzamy czy zliczyli dobrze te punkty, miałam taki przypadek, że projekt mojego klienta miał w opisie “super! świetnie! maximum punktów przyznaję, dlatego, że bardzo mi się podoba ten pomysł”. A obok w kolumnie gdzie były cyferki, było wpisane trzy na pięć.  Więc w opisie było, że przyznał maksimum, a cyfra mówiła, że nie przyznał maksimum. Albo miałam też sytuację kiedy po prostu były źle zsumowane punkty. Było przyznane powiedzmy dwadzieścia, a pod spodem było napisane, że jest osiemnaście tylko. A próg był ustawiony na dziewiętnastu.

JK: Dostaliśmy pieniądze, wszystko się zgadza, projekt realizujemy, bah! Zmierzamy do jego zakończenia, i co się dzieje? Jak wygląda zakończenie projektu?

AP: Wygląda bardzo podobnie to całego procesu rozliczania, tylko wszystkie formalności nazywają się “końcowe”. Już nie sprawozdawcze, a końcowe. I na przykład ostatni wniosek o płatność będzie się nazywał wnioskiem końcowym. Ale ma tę samą strukturę i te same zasady co poprzednie, cykliczne, przy czym on już powinien domknąć nam całą pulę kosztową projektu, już ostatecznie. I często towarzyszy temu też bardziej rozbudowany raport podsumowujący.

JK: Czy jeżeli taki projekt zrealizujemy, okazał się świetny, jest szansa na jego kontynuację? Bo zbudowaliśmy coś, możemy to dalej rozwijać, możemy upowszechnić, no to już zależy od branży, i od przedmiotu samego projektu. Natomiast czy jeżeli kontynuujemy, i rozwijamy już raz zaakceptowany pomysł, to jest łatwiejsze niż zaczynanie od nowa? Czy równie trudne?

AP: Często jest łatwiejsze, bo po pierwsze jesteśmy już przećwiczeni w tym całym procesie, po drugie instytucje reagują w magiczny sposób, bardziej przychylnie patrzą na projekty, które mogą się wylegitymować już pewnym doświadczeniem, że już wcześniej została przyznana inna dotacja, albo korzystał już z pomocy publicznej w innej formie.
Bo to oznacza, że jakaś instytucja już zweryfikowała tego przedsiębiorcę, i okazał się on wiarygodny, rzetelny i przeprowadził wszystko tak jak obiecał więc łatwiej jest mu przynajmniej tę formalną część już przejść. I też wiedzą, że jest zaznajomiony w ogóle z koncepcją korzystania z pomocy. Więc potem ten proces rozliczania powinien być sprawniejszy, bo będzie wiedział co, gdzie, kiedy, nie będzie tylu błędów popełniał, także wydaje mi się, że może rzeczywiście może to ułatwić, i są też takie instrumenty, które
są zarezerwowane tylko dla projektów, które wykonały ten pierwszy etap, i były dofinansowane. Także to jest jakby taka naturalna kontynuacja, że bez tamtego się nie da pójść. Ale to nie oznacza, że takie świeżynki też nie mogą się starać, bo czasami przedsiębiorcy jakby decydują się na skorzystanie z pomocy dopiero już jak przejdą tą pierwszą fazę inwestycyjną, i tak się czują pewniej w tym biznesie, i mówią “dobrze, chcę teraz rozbudować sobie na przykład halę, dorzucić jeszcze linię, albo jeszcze coś zmienić
w procesie samym, wytwórczym. To może teraz bym się poubiegał o pomoc, i skorzystał z tego wsparcia publicznego.”  I z takimi projektami też można poszukać jakichś źródeł wsparcia.

-Ale przede wszystkim należy się nie bać, i w miarę szybko, Pani zdaniem zaczynać interesować się tym obszarem.

-Tak! Na pewno w dobrej kolejności należy zadziałać, to znaczy taka sztandarowa, podstawowa zasada pomocy publicznej to jest, nie zaczynać projektu, zanim nie zawnioskuję o pomoc. Żeby za szybko nie zacząć. O tak, czyli już każdy ruch, gdzieś tam właśnie sprawdzać, czy to nie jest właśnie rozpoczęcie projektu. Bo ta pomoc może się po prostu nie należeć, czyli za późno po prostu możemy pójść po coś. 

-Należy się z jednej strony nie bać, a z drugiej strony cały czas jednak myśleć, uważać co się robi, i prosić o pomoc.

-Być czujnym i korzystać z pomocy ludzi, którzy na co dzień się po prostu zajmują  myśleniem tylko, i wyłącznie o tym.

-A do tych ludzi należy Pani Anna Pławiak, z Directors JP Weber.