Czym jest instytucja przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych?
Przedstawicielstwo przedsiębiorstw zagranicznych to instytucja, w ramach której firmy spoza RP mogą prowadzić działalność na terenie Polski w zakresie promocji i reklamy (działań mających zwiększyć popyt na oferowany produkt lub usługi). Umożliwia im to dostęp do rynku polskiego i pozwala uniknąć formalności związanych z zakładaniem spółek z ograniczoną odpowiedzialnością lub innych struktur prawnych. Przedstawicielstwo w Polsce może założyć każdy przedsiębiorca zagraniczny (nie tylko pochodzący z Unii Europejskiej), a także osoby zagraniczne (nie tylko przedsiębiorcy), funkcjonujące na podstawie prawa kraju ich siedziby.
Formalności związane z założeniem przedstawicielstwa
Warunkiem utworzenia przedstawicielstwa jest uzyskanie wpisu do Rejestru Przedstawicielstw Przedsiębiorców Zagranicznych. Aby tego dokonać, należy złożyć wniosek o rejestrację wraz z dokumentami potwierdzającymi:
- legalne prowadzenie działalności poza RP,
- posiadanie adresu siedziby firmy za granicą,
- dokonanie opłaty skarbowej w wysokości 1000 zł.
Założenie i funkcjonowanie przedstawicielstwa wiąże się z koniecznością powołania osoby upoważnionej do występowania w imieniu firmy. Niezbędne jest także posiadanie polskiego adresu poparte np. umową najmu.
Prawne obowiązki przedstawicielstw
Przedsiębiorstwo zagraniczne działające na terenie RP ma pewne obowiązki i zadania, które musi spełniać zgodnie z polskim prawem. Należą do nich m.in.:
- posługiwanie się oryginalną nazwą wraz z dodaniem wyrazów „przedstawicielstwo w Polsce”;
- prowadzenie oddzielnej rachunkowości w języku polskim zgodnie z polskimi przepisami o rachunkowości;
- zgłaszanie wszelkich modyfikacji (np. w strukturze organizacyjnej, nazwie, siedzibie czy zakresie działalności) w ciągu dwóch tygodni od dnia wystąpienia zmiany.
Dodatkowo, jeśli przedstawicielstwo zatrudnia pracowników w Polsce, ma obowiązek przestrzegania przepisów prawa pracy, w tym w kwestiach dotyczących wynagrodzenia, warunków pracy i bezpieczeństwa pracy. W przypadku gdy przedsiębiorstwo zbiera i przetwarza dane osobowe w związku z działalnością w Polsce, musi przestrzegać przepisów o ochronie danych osobowych, w tym Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO).
Obowiązki podatkowe
Instytucja przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych wiąże się także z obowiązkami podatkowymi. Dotyczą one:
- prowadzenia ksiąg rachunkowych w języku polskim i zgodnie z polskimi przepisami;
- rozliczania się z urzędem skarbowym w Polsce;
- opłacania podatków i składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne;
- składania deklaracji podatkowych i rocznych sprawozdań finansowych.
Podatek dochodowy od osób prawnych (CIT)
Przedstawicielstwo spółki zagranicznej w Polsce nie jest podatnikiem podatku CIT. Zakres jego działania obejmuje wyłącznie promocję i reklamę gospodarki kraju spoza RP i nie daje uprawnień do całkowitego prowadzenia w Polsce działalności gospodarczej. Jeżeli jednak przedstawicielstwo spółki zagranicznej w Polsce zatrudni pracowników, ma obowiązek opłacać podatek dochodowy od osób fizycznych i składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
Podatek od towarów i usług (VAT)
Przedstawicielstwo w Polsce jest częścią firmy zagranicznej i nie prowadzi ono własnej działalności. Oznacza to, że nie można uznać go za podatnika podatku VAT i nie ma ono prawa do ubiegania się o zwrot podatku od towarów i usług.
