Jarosław Kociszewski: Branża budowlana jest jednym z kluczowych sektorów gospodarki, a projekty budowlane często są bardzo złożone. Mam na myśli nie tylko wartość inwestycji, ale także trudność wykonania, czy liczbę zaangażowanych stron. To z kolei wiąże się z ryzykiem, a nieraz prowadzi do sporów. Nowe technologie pomagają nie tylko z projektami, lecz czasem rozstrzygają również konflikty. Rozmawiam z Rafałem Gołąbem – radcą prawnym i partnerem w firmie doradczej JP Weber odpowiedzialnym za dział prawny. Dzień dobry.
Rafał Gołąb: Dzień dobry.
JK: Oraz z Andrzejem Bogatko, członkiem zarządu firmy Hustro.
Andrzej Bogatko: Dzień dobry.
JK: Na początek ustalmy jakie projekty budowlane mogą korzystać z nowoczesnych rozwiązań informatycznych.
AB: Mówimy tutaj o projektach, które mają odpowiednią skalę, czyli angażują wszystkie podmioty określone jako: inwestor, generalny wykonawca, podwykonawca, czasami też podwykonawca podwykonawcy, ale również podmioty związane z samym nadzorem. W związku z tym te projekty po prostu mają większy budżet, większą skalę, większy poziom skomplikowania. Nowoczesne rozwiązania informatyczne raczej nie są stosowane w takich projektach jak, chociażby domy jednorodzinne. W związku z tym mówimy tutaj o osiedlach, o blokach, o budownictwie infrastrukturalnym, technicznym, hydrotechnicznym oraz przemysłowym.
JK: Do czego służą takie narzędzia? W jaki sposób pomagają realizować projekty budowlane?
AB: Mówiąc bardzo ogólnie, służą do usprawnienia komunikacji, zarówno pomiędzy firmami, jak i wewnątrz zespołu. Pozwalają one na szybką wymianę informacji dotyczącą usterek, incydentów, pewnych nieprawidłowości występujących podczas procesu budowlanego oraz oczywiście zarządzania tymi informacjami do czasu, kiedy ta usterka lub incydent nie zostanie usunięty, czy naprawiony. Mówiąc incydent, mam na myśli sytuację, która może być potencjalnym zagrożeniem dla zdrowia lub życia pracowników, ale również sytuacje zagrażające środowisku. Można przez to rozumieć zapylenie w okolicach placu budowy, czy wyciek chemikaliów do gleby albo do wody. W związku z tym warto zwrócić uwagę na to, że na dużych budowach dzieją się różne rzeczy i na takie sytuacje trzeba zwracać uwagę.
JK: To z perspektywy wykonawcy. Jednak czy użycie takich narzędzi ma też znaczenie z perspektywy firmy doradczej i z perspektywy prawnika?
RG: Z punktu widzenia firmy doradczej, a zwłaszcza działu prawnego oraz ewentualnych pytań prawnych czy postępowań sądowych, stosowanie takich rozwiązań informatycznych może być bardzo pomocne. Ułatwia to wykonanie projektu wszystkim jego uczestnikom. Nie mówimy tu tylko o sytuacjach konfliktowych. Mówimy o zwykłym zarządzaniu projektem obejmującym szereg podmiotów. Pan Andrzej już wymienił kierowników budowy, inwestora, inspektora nadzoru, ale przecież ktoś wykonuje szereg prac – mówimy o wykonawcach, podwykonawcach. Te wszystkie podmioty mają ze sobą podpisaną umowę, mają określony zakres obowiązków, zobowiązały się do wykonania określonych prac. W tej sytuacji dobre gospodarowanie informacjami oraz czynnościami poszczególnych podmiotów powoduje, że łatwiej wywiązać się z tych umów. Wtedy nasza rola doradcza jest łatwiejsza, bo łatwiej jest nam powiedzieć poszczególnym wykonawcom projektów budowlanych, co należy do ich obowiązków i jak najlepiej wykonać te obowiązki, jeżeli mają jakieś wątpliwości oraz jakie ewentualnie mogą być konsekwencje, jeżeli do tej czy innej czynności się nie ustosunkują. Dlatego też przejrzystość informacji jest o wiele większa. To jest pierwszy aspekt, który widzimy, stosując takie rozwiązania technologiczne. Drugi aspekt jest taki, że mając tylu uczestników w jednym miejscu, otrzymujemy ogromną ilość informacji, danych, dokumentów czy korespondencji. Jeżeli jakieś urządzenie umożliwia gromadzenie takich informacji i dokumentów, to nie musimy ich szukać, dopytywać się o nie i zastanawiać kto może nam dane informacje udostępnić. Wystarczy wtedy zalogowanie się do konkretnego systemu, dokładne przejrzenie historii projektu i wyłapanie tych informacji, których potrzebujemy. Zajmuje to mniej czasu niż dopytywanie i przedzieranie się przez dokumentację papierową.
JK: Jak wygląda taka architektura IT? To jest aplikacja zintegrowana na każdym poziomie wykonywania projektu?
AB: Mamy różne aplikacje. Podstawową aplikacją, do której ma dostęp każdy pracownik na placu budowy, jest aplikacja mobilna, która pozwala zarejestrować usterkę w kilkadziesiąt sekund. Wystarczy zrobić zdjęcie, poinformować w formie notatki głosowej co się stało, oraz wskazać na rysunku punkt, w którym dana sytuacja miała miejsce. Po zapisaniu wszystkie informacje zostają wysłane do serwera, a następnie udostępniane pozostałym użytkownikom. Tak wygląda główny scenariusz realizowany za pomocą aplikacji mobilnej. W ramach tej aplikacji, po dodaniu zgłoszenia, możemy dodawać kolejne informacje, które mogą być pomocne. Możemy chociażby wskazać koordynatora, który zajmie się tym, żeby usterka została usunięta, a także możemy podać jej koszty, jej wpływ na naszą pracę, informację czy prace zostały wstrzymane i to, w jakim terminie usterka powinna zostać usunięta. To wszystko oczywiście jest uregulowane umową. Możemy także wskazać podwykonawcę oraz opisać usterkę przy pomocy tagów, czyli rodzajów prac realizowanych w ramach danego projektu. Usterka opisana w ten sposób pozwala nam na szybkie jej wyszukiwanie w systemie, spośród innych wcześniej zarejestrowanych, od najdrobniejszych, związanych, chociażby z pracami malarskimi, aż po rzeczy bardzo skomplikowane i kłopotliwe. Dlatego w aplikacji zgłaszane są wszystkie usterki, zarówno te proste, jak i złożone, ale dzięki temu, że są w systemie, możemy w dalszej perspektywie nimi zarządzać.
JK: Użycie takiej aplikacji powoduje, że do działu prawnego płynąć może rzeka informacji. Niekiedy bardzo szczegółowych i fachowych. Państwo budowlańcami przecież nie jesteście, jak sobie z tym radzicie?
RG: Nie jesteśmy budowlańcami, ale czasem musimy znać się na wszystkim. Tak samo, jak sędzia, który również nie jest budowlańcem, ale orzeka w sprawie spornej pomiędzy dwoma podmiotami. Pamiętam swoje zdziwienie, kiedy jako student byłem na swojej pierwszej wizycie w sądzie, a przedmiotem sprawy była dziura w betonie. Sędzia bardzo skrupulatnie analizowała kwestie gęstości, rozmiaru, głębokości tej dziury. Nie była budowlańcem, ale wykorzystywała w postępowaniu prawnym te informacje, które pozwoliły jej podjąć decyzję. My działamy na dość podobnych zasadach. Mianowicie wyobraźmy sobie, że mamy podpisaną z podwykonawcą umowę, z której wynika, że musi on wykonać prace w określonym terminie. Jeżeli się nie wywiąże, mamy prawo do naliczenia kary w wysokości określonej kwoty. Lecz jeżeli w danym projekcie ktoś stosuje rozwiązania technologiczne opisane przez Pana Andrzeja, mamy wtedy bardzo dokładną historię zgłoszeń, kontaktów, dat. Mało tego, Pan Andrzej słusznie zauważył, że można załączyć również zdjęcie. Nie oszukujmy się – w dzisiejszych czasach aparat mamy 24 godziny na dobę przy sobie. Możemy nagrać notatkę głosową, zrobić zdjęcie, nagrać film. Jeżeli mamy wszystko udokumentowane, to historia wszystkich zgłoszeń, tego, kto ich dokonywał – czy ta strona, która domaga się wykonania terminowego, czy ta, która tłumaczy, dlaczego nie było to możliwe - układa się w logiczną i chronologiczną całość. To pozwala ustalić, po której stronie leżał błąd czy odpowiedzialność, a dzięki temu łatwo dociec, czy kara umowna jest zasłużona, czy nie.
JK: Niedawno pojawiło się nowe urządzenie pozwalające na zdalną wymianę danych. Na myśli mam elektroniczny dziennik budowy. Co to jest i jak działa?
AB: Elektroniczny dziennik budowy jest po prostu cyfrową wersją tradycyjnego dziennika budowy, który został wprowadzony niedawno – 27 stycznia. Ten dziennik jako oprogramowanie, które dostarcza państwo, pozwala na cyfryzację wszelkich danych, które dotychczas były zapisywane w papierowym dzienniku budowy. Różnica jest taka, że do nich mamy większy dostęp. Tradycyjny dziennik budowy często się gubił albo ulegał zniszczeniu. Natomiast kiedy mamy go w wersji cyfrowej, łatwo jest do niego wrócić, jest pewniejszy i bardziej bezpieczny. Łatwiejszy dostęp do niego ma też każdy podmiot, który jest nim zainteresowany. Szczególnie wtedy, kiedy występuje sytuacja sporu i trzeba się odwołać do zapisów właśnie z tego dziennika.
JK: Jakie zastosowanie z perspektywy doradców prawnych ma wprowadzenie takiego elektronicznego dziennika?
RG: Papierowy dziennik budowy, który cały czas stosujemy i który do końca 2029 roku możemy wykorzystać, miał pewne wady. W razie ewentualnego sporu sądowego jego wiarygodność mogła być kwestionowana. Tak jak Pan Andrzej wspomniał – dziennik papierowy mógł być tylko w jednym miejscu. Dostęp do niego był tylko na placu budowy, określona osoba mogła dokonywać wpisów w tym dzienniku. Jednak wpisy były odręczne, często nieczytelne, w przypadku braku podpisów nie wiadomo było, kto notował dane informacje. Zdarzało się też, że były robione niechronologicznie. Mianowicie, kiedy należało oddać dziennik budowy, to ktoś mógł usiąść i nadrobić zaległości. To także obniża wiarygodność takiego dokumentu. Dlatego, jeżeli komuś zależy, żeby mieć wiarygodne argumenty w razie ewentualnego sporu , to ten elektroniczny dziennik budowy jest lepszy. Dane wprowadza osoba, która ma do niego dostęp i jest zweryfikowana przy logowaniu. Wiemy zawsze, kto się logował oraz kiedy dana informacja była wprowadzona. Jest on też czytelny, z racji na czcionkę uniwersalną, a nie pismo odręczne.
JK: Czy członków zespołu można zmusić albo zachęcić do używania narzędzi elektronicznych?
RG: Na chwilę obecną nie. Nawet ustawodawca wyszedł z założenia, że zachęcamy uczestników procesu budowlanego do korzystania z rozwiązań technologicznych, dlatego do końca 2029 roku mogą oni podjąć decyzję, czy chcą udać się po dziennik papierowy, czy zalogować się na portal i zapisać zmiany elektronicznie. Ustawodawca stwierdził, że potrzeba 7 lat, żeby zachęcić uczestników prac budowlanych do tego. Dla mnie z punktu widzenia prawa i wykorzystywania nowoczesnych technologii jest to zdecydowania niepotrzebne, a okres za długi. Oczekiwałbym od ustawodawcy i od prawa szybszej reakcji, jeżeli chodzi o nowe technologie i wykorzystywanie ich w prawie, czy postępowaniu sądowym. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby już teraz korzystać z aplikacji, które umożliwiają gromadzenie takich informacji. Tym bardziej, iż ich zakres jest szerszy. Są one bardziej nowoczesne. Pomimo że dziennik elektroniczny dopiero ruszył, to rynek IT szybciej odpowiada na potrzeby użytkowników. Możemy oczekiwać, że będzie on bardziej przyjazny i dostosowany do naszych potrzeb. Dlatego mamy elektroniczny dziennik budowy, który jest dokumentem prowadzonym online, ale nie powoduje on, że nie skorzystamy z innych rozwiązań technologicznych – łatwiejszych, przyjemniejszych, bogatszych w funkcje.
JK: A jakie zmiany z perspektywy sądów przedstawia wprowadzenie elektronicznego dziennika budowy?
RG: To jak sądy będą podchodziły do elektronicznego dziennika budowy, aktualnie trudno ocenić, ponieważ oficjalnie działa on dość niedługo. Nie mieliśmy jeszcze sporów, gdzie jedna czy druga strona podnosi zapisy z dziennika elektronicznego. Wcześniejszym dziennikom sądy często zarzucały, że wpisy są nierzetelne i nieodpowiadające rzeczywistości. Dlatego, jeżeli będziemy mieli sprawę, gdzie wykorzystany zostanie elektroniczny dziennik budowy, tych wątpliwości powinno być zdecydowanie mniej z punktu widzenia sądu. Przede wszystkim z powodu tej przejrzystości, możliwości weryfikowania kto wprowadza dane, kiedy. To wszystko powoduje, że jego wartość dowodowa będzie większa. Natomiast, jeżeli chodzi o inne rozwiązania technologiczne, to musimy pamiętać, że oprócz standardowych dowodów takich jak dokumenty czy świadkowie, sąd zawsze może wyciągnąć informacje z urządzeń takich jak monitoring. Te rozwiązania na tym właśnie polegają. Jeżeli możemy robić zdjęcia, robić notatki głosowe, nagrywać wideo, to dzięki takim aplikacjom mamy jedno miejsce, gdzie wszelkie dowody są gromadzone. To jak wygląda, chociażby logowanie się do takich programów, pozwala potem sądowi ocenić, jak bardzo te dodatkowe dowody są wiarygodne i ułatwić podjęcie decyzji.
JK: Panie Andrzeju. Czym firma Hustro kierowała się, tworząc te narzędzia informacyjne? Chodziło o usprawnienie realizacji projektów, a może z tyłu głowy mieliście też świadomość potrzeby gromadzenia materiału dowodowego?
AB: Jak rozpoczynaliśmy działalność, to mieliśmy przed sobą problem, który dotykał tego, o czym już wspomniał Pan Rafał. Mianowicie widzieliśmy prawnika, który dostaje dwa pudełka dokumentów, kilkaset wątków mailowych i w ramach prostej naprawy drzwi obrotowych, która może kosztować 1 500zł, musi się przedrzeć przez tak skomplikowaną dokumentację. Jemu to zajmuje najczęściej kilka dni, żeby w ogóle to przeczytać, a co dopiero ustalić co się faktycznie wydarzyło. Finalnie kończy się najczęściej tak, że koszt z 1 500zł rośnie do 30 000 zł i cały problem rośnie do wagi kompletnie nieadekwatnej usterce. To było nasze pierwsze podejście do tego, co chcieliśmy zrobić w ramach Hustro. Chcieliśmy pomóc prawnikom, żeby nie grzęźli w dokumentach. Natomiast, kiedy zaczęliśmy dogłębnie poznawać temat, okazało się, że problem nie leży po stronie prawników, ale na poziomie zapisu informacji na placach budowy. Firmy budowlane i ich pracownicy w bardzo różny sposób gromadzą dowody, notatki, zapiski. Czy to w postaci komunikacji na WhatsAppie, czy w postaci komunikacji mailowej, czasami ustnej oraz wielu innych narzędzi. Przez to te wszystkie informacje nie są w jednym miejscu, tylko są rozporoszone. Wtedy po kilku miesiącach a czasem nawet latach ciężko jest ustalić, co się faktycznie w konkretnym dniu wydarzyło. W związku z tym nasze podejście wyewoluowało do takiej formy, że my chcemy centralizować te dane. Niezależnie od tego, gdzie jesteśmy, co robimy i kto pracuje w naszym zespole oraz od tego, czy angażujemy podwykonawcę, to wszystko jest w jednym miejscu, w którym mamy rysunki, opisy rysunków, zgłoszenia jakościowe, zgłoszenia BHP, zgłoszenia środowiskowe, a także inspekcje, protokoły inspekcji oraz odbiorów. W związku z tym, jeżeli prawnik ma potrzebę sprawdzenia którejkolwiek z tych informacji – dostaje on dostęp i może znaleźć wszystko, czego potrzebuje.
RG: Odnosząc się do tego, co Pan Andrzej powiedział o centralizacji i gromadzenia danych. Przez to, że są to często informacje gromadzone w dużej przestrzeni czasu, to chciałbym zwrócić uwagę na taki praktyczny aspekt w przypadku potencjalnego postępowania sądowego. Wielokrotnie prowadziliśmy wieloletnie postępowania w sprawie robót budowlanych, na milionowe kwoty. Byliśmy zasypani informacjami z racji na to, że tych robót było bardzo dużo. Jednocześnie sam proces budowlany trwał kilka lat, zanim doszliśmy do momentu, gdzie konieczne było zaangażowanie się w spór sądowy. Odnalezienie tych informacji nie byłoby wtedy możliwe, gdybyśmy nie mieli urządzenia, które gromadzi wszystkie te informacje w jednym miejscu. Kolejnym aspektem jest to, jak szybko jesteśmy w stanie dostać się do tych informacji. Musimy bowiem pamiętać, że w postępowaniach sądowych sąd może zobowiązać nas do złożenia wszystkich materiałów dowodowych w określonym terminie. W postępowaniach gospodarczych, czy w pozwie musimy przedłożyć wszystkie twierdzenia i dowody, o których wiemy, pod rygorem pominięcia ich później. Oznacza to, że czasem możemy nie mieć czasu na reakcję w okresie 7-14 dni, kiedy jesteśmy zobowiązani je przeprocesować, wyciągnąć wnioski i przedstawić je sądowi. Dlatego tak ważne jest, aby dostęp do tych informacji był jak najłatwiejszy.
AB: My wychodzimy z takiego założenia, że chcemy uniknąć sporu w sądzie, ponieważ będzie to generować dużo stresu oraz kosztów zarówno jeśli chodzi o zasoby, jak i finanse. Dlatego zależy nam na tym, aby przy pomocy aplikacji wprowadzić pewną higienę pracy i komunikacji, która uregulowana jest prawnie. Dzięki temu plac budowy jest sprawniejszy. Szybko rejestrujemy problemy za pomocą prostej aplikacji. Jesteśmy w stanie je śledzić i szybko rozwiązywać, zanim dojdzie do sytuacji, w której strony chcą to rozwiązywać w sądzie. Wtedy już jest za późno – lepiej szybko reagować i rozwiązywać problemy na bieżąco, a ponieważ na placu budowy dzieje się dużo rzeczy, to potencjalnych sytuacji jest bardzo dużo. Stąd potrzebujemy wsparcia narzędzi, żeby tym wszystkim zarządzać. Nie zajmować się tym za pomocą notatnika czy Excela, ponieważ te narzędzia są ograniczone pojemnościowo.
JK: Rozwój sztucznej inteligencji napędza tworzenie nowych narzędzi. Panie Andrzeju, jakie są Państwa plany na przyszłość. Czy może w grę wchodzić integracja z elektronicznym dziennikiem budowlanym?
AB: Integracja z elektronicznym dziennikiem to nie jest raczej nasz kierunek, ponieważ to jest aplikacja udostępniona przez organy państwowe, która sama w sobie jest zamknięta. Natomiast nasze plany na najbliższą przyszłość to moduły powiązane z system monitorowania stanu prac, czyli np. podwykonawcy wykonują jakieś prace i chcieliby udokumentować, że wykonali już 70% dokumentacji prac instalacji, które są później ukrywane, zalewane betonem, ukryte pod ściankami itd. Następnym etapem jest sprawniejsza komunikacja bez dostępu do Internetu, przy użyciu nowych protokołów. W takim sensie, że kiedy wydarzy się coś faktycznie poważnego, jakiś wypadek, to jesteśmy w stanie szybko poinformować wszystkich zainteresowanych, bez względu czy mają zasięg, czy nie. To jest ważne z perspektywy bezpieczeństwa. Trzecim aspektem, który jest dla nas ważny, są wymagania dotyczące ESG, czyli wszystko, co jest związane z Zielonym Ładem i odpowiedzialnością biznesową oraz z szacunkiem do pracy i zdrowia człowieka.
JK: Koniec końców nic nie zastąpi dobrze przygotowanego projektu i dobranego zespołu. Wszystkim zależy na unikaniu sporów. Realia są jednak bardzo złożone, a praktyka pokazuje, że dobre nowoczesne narzędzia są nie tylko przydatne, ale nawet konieczne. Przykładami tego mogą być zarówno elektroniczny dziennik budowy, jak i aplikacje Hustro. O zastosowaniu technologii w projektach budowlanych rozmawiałem z Rafałem Gołąbem – JP Weber oraz Andrzejem Bogatko – Hustro.
