JAROSŁAW KOCISZEWSKI: Wynagrodzenia są jednym z najważniejszych elementów, o których myśli zarówno pracownik jak i pracodawca. Jest to nieodłączna część pracy zawodowej, ale też prowadzenia działalności gospodarczej. Wynagrodzenia są regulowane, są też przedmiotem przepisów o zmieniającej się, może czasem nadmiernej komplikacji. Rozmawiam z Panią Anną Kidawą-Pagacz - specjalistką do spraw kadr i płac JP Weber.
Anna Kidawa-Pagacz: Dzień dobry Panu, dzień dobry Państwu.
JK: Mniej więcej od roku obowiązuje Polski Ład. Rewolucja w myśleniu o prowadzeniu działalności, a także w wynagrodzeniach, w płacach i w kadrach. Jak dużo się zmieniło przez ostatni rok i na ile te przepisy się już ugruntowały, żeby po początkowym nie małym zamieszaniu, móc powiedzieć, że wiemy gdzie jesteśmy.
AKP: Zmieniło się bardzo dużo i te zmiany objęły i jeszcze obejmą zarówno kwestię zasiłków, ponieważ od 1 stycznia 2020 roku weszły zmiany związane z Ustawą o Systemie Ubezpieczeń Społecznych. To również ma wpływ na wynagrodzenia i na koszty pracodawcy. Rozmawiamy tutaj o interesach i zmianach, które dotknęły nie tylko pracodawców, ale przede wszystkim pracowników - czyli właściwie obie te grupy, stojące w pewnym sensie po przeciwnych stronach, ale które łączy niewątpliwie stosunek pracy albo stosunek zleceniodawcy - zleceniobiorcy albo dziełodawcy i dziełobiorcy. W związku z tym, będziemy tutaj omawiać sprawy zarówno z perspektywy pracodawcy jak i pracownika.
Również weszły zapowiadane zmiany w ustawie o PIT. Te zmiany - jeżeli poruszamy się dalej przede wszystkim w tym obszarze popularnych form zatrudnienia, typu umowa o pracę, umowa zlecenie i umowa o dzieło, która z różnych względów nie ma aż takiego znaczenia, natomiast pojawia się -rzeczywiście są rewolucyjne, ponieważ już od bardzo dawna, aż tak nie zmieniano sposobu naliczenia wynagrodzeń w obszarze naliczenia zaliczki na podatek dochodowy, jednocześnie bardzo komplikując sposób wyliczania wynagrodzenia w Polsce w ogóle. Kiedyś wytypowano najtrudniejsze payrolle, najtrudniejsze systemy wynagrodzenia w Europie i Polska znalazła się w pierwszej czwórce razem z Niemcami, Włochami i Węgrami. Także jesteśmy w tej grupie posiadającej trudne przepisy wynagrodzeniowe. Niewątpliwie Polski Ład nam nie uprościł, a wprost przeciwnie.
Warto jednak zaznaczyć, że zmiany były potrzebne, ponieważ zgodnie z oczekiwaniami kwota wolna od opodatkowania została podniesiona do 30 tysięcy polskich złotych. Podniesiono również kwotę pierwszego progu podatkowego do kwoty 120 tysięcy. To były zmiany oczekiwane i na pewno na korzyść dla pracowników. Kolejną ważną zmianą była likwidacja składki zdrowotnej odliczanej od podatku. Ona spowodowała, że zaliczka poszybowała w górę. Próbowano temu zaradzić dla pewnej grupy pracowników, takich powiedzmy mieszczących się w przedziale średnich zarobków miesięcznych. Jednak sposób funkcjonowania tej ulgi dla klasy średniej okazał się dość skomplikowany. Wprowadzono różne trzy inne ulgi, tutaj mówimy o tych ulgach na powrót, ulgi rodzinnej i ulgi dla pracującego seniora. Ja się spotkałam też z określeniem silversa, które podobno jest ładniejsze. Natomiast to wszytko spowodowało, głównie chodzi o likwidacje składki zdrowotnej, że ludzie otrzymali nieporównywalnie niskie netto. Zwłaszcza ci, którzy otrzymywali wynagrodzenia z różnych stosunków pracy.
Bardzo szybko to skorygowano. Rozporządzenie wyszło 7 stycznia, po czym 10 marca wprowadzono już dla większej grupy podatników pewnego rodzaju mechanizm, popularnie zwanym rolowaniem podatku. Chodziło głównie o to, żeby wydłużyć terminy naliczania i poboru zaliczki na podatek. Miało to jednak ten skutek, że generowało dla pewnych płatników konieczność dopłaty w rozliczeniu rocznym. Czyli znowu nie było to rozwiązanie doskonałe. Wobec tego, zdecydowano się na trzecią korektę nowego ładu od 1 lipca i tutaj rzeczywiście, z punktu widzenia chociażby takiego praktycznego, nastąpiło spore uproszczenie algorytmów płacowych. Mimo, że zlikwidowano ulgę klasy średniej, która miała negatywne skutki wycofania ulgi składki zdrowotnej odliczanej i też oczywiście zaniechano tego tak zwanego rolowania podatku. 1 lipca 2022 przyniósł więc pewnego rodzaju dobre zmiany. Z takiego praktycznego punktu widzenia, jak i skutków dla podatników, dlatego, że przede wszystkim zmniejszono stawkę podatku do 12%. Mam tu na myśli pierwszą skalę podatkową, bo ta druga to w dalszym stopniu jest 32% i tak już zostało.
Pewne zmiany są w sposobie składania oświadczeń mających wpływ na naliczenie zaliczki na podatek dochodowy. Zmienia się, reguluje się formę składania tych oświadczeń. Jest to dobre przede wszystkim dla pracodawców, którzy posługują się jakimiś systemami wewnętrznymi, aplikacjami, gdzie pracownicy mogą pewne informacje dostarczać do działów kadr i płac, czy do działów HR, za pomocą tych narzędzi elektronicznych. Ustawa mówi, że jeżeli taki interface, taka aplikacja wewnątrzfirmowa będzie zawierała wszystkie treści, które znajdują się w drukach opublikowanych przez ustawodawcę, to jest ona zgodna z prawem i może być stosowana. Tutaj również warto powiedzieć o jeszcze jednym ułatwieniu chodzi o kwestię pisemnie czy na piśmie. Do tej pory oświadczenia składane pisemnie, bo takie stwierdzenie figurowało w przepisach, mogą być przekazywane za pomocą ciągu znaków. Chodzi więc o wpisywanie informacji do systemu informatycznego pracodawcy. Za podpis elektroniczny uważana jest również kombinacja login-hasło w powiązaniu z danymi. W związku z tym, to rzeczywiście rozwiązuje problem wprowadzania danych u pracodawcy do ich wewnętrznych systemów. Oczywiście jest to oszczędność czasu i papieru i jest to w tej chwili można powiedzieć rozwiązanie uregulowane.
Na pewno rozliczenie podatku będzie nie łatwe dla podatnika dlatego, że będziemy składać deklaracje pomiędzy 15 lutym a 30 kwietnia według przepisów, które weszły po 1 lipca 2022. Czyli, jeśli ministerstwo w tej chwili opublikowało PITy 11, czyli tę informację, która jest przekazywana do urzędu, i którą otrzyma podatnik, opublikowało dwa wzory, ale my będziemy korzystać z PIT 11 w wersji 29. Taki dokument dostanie podatnik i będzie musiał złożyć deklarację według sposobu obliczenia podatków po 1 stycznia, czyli z zastosowaniem tej stawki w niższym progu 12%. Natomiast tutaj trzeba by się odwołać do konstytucji, która przewiduje, że zmiany podatkowe w trakcie roku nie mogą negatywnie dotknąć podatników. W związku z tym przewidziano, że dla osób objętych ulgą dla klasy średniej, czyli tych o przychodzie rocznym 68 412 do 133 692, urzędy skarbowe będą obliczać tak zwaną hipotetyczną zaliczkę na podatek i będą informować podatników, ponieważ może się okazać, że to liczenie według przepisów do 30 czerwca było korzystniejsze.
Ta różnica będzie regulowana na normalnych zasadach, czyli po prostu urząd będzie zwracał, tak jak do tej pory była zwracana np. nadpłata. Co więcej, mówi się, że dobrze by było, żeby podatnicy sami sobie obliczyli tą różnicę i dzięki temu będą mogli skontrolować, czy urząd skarbowy dobrze ich potraktował, dobrze im to wyliczył. Prawdę mówiąc, jak się to czyta, to jest to spore wyzwanie przed pracownikami, zleceniobiorcami itd. Ja nie wykluczam, że pracownicy będą zwracać się z zapytaniami do działów kadr. Dlatego to wyzwanie, które w tej chwili stoi przed pracodawcami, to nie tylko nowe przepisy, ale również rozliczenie podatku za 2022 i przygotowanie się do tego. Być może należy zorganizować jakąś kampanie informacyjną wśród pracowników. Przygotować ich na tego typu rozbieżności w zaliczce, ponieważ te zmiany przepisów, przeróżnego rodzaju oświadczenia, rezygnacje itd. one mogły generować w międzyczasie różnice. Dodatkowo zakładam, że pracodawcy będą musieli przeprowadzić szkolenie działów kadrowo-płacowych, posprawdzać systemy, posprawdzać sposoby naliczania, żeby jednak te działy kadr były przygotowane na tą całą sytuacje.
JK: I to wszystko w sytuacji kiedy są do wyboru dwa konkurencyjne systemy podatkowe, z których trzeba wybrać ten lepszy, a więc obliczyć oba. To wróży nie tylko ogromną ilość pracy, ale obawiam się, że również sporą dozę chaosu.
AKP: Tutaj chciałam zwrócić uwagę na jeszcze jedną rzecz, która jest ważna. Mianowicie chodzi o employer branding pracodawcy, czyli budowanie wizerunku i marki. Pracownicy są bardzo wrażliwi, wynagrodzenia są ogromnie wrażliwe i w związku z tym, także obowiązek kodeksowy, który też jest misją działów kadr i płac, czyli naliczanie wynagrodzeń w odpowiedniej wysokości i wypłacanie ich w odpowiednim terminie. I jeśli ten pracodawca nadal będzie chciał być jak najlepszym pracodawcą i zachować wizerunek, autorytet i pozycję, to tutaj właśnie jest kwestia przygotowania się do tych trudnych rzeczy. Trzeba będzie to niewątpliwie przemyśleć i jakoś się przygotować.
JK: To jest jedna rzecz, ale weszły tez zmiany PPK. Jak to wygląda w tej chwili?
AKP: Mówimy tutaj o pewnych zmianach, które niekoniecznie spowodowały dużo zamętu. One polegają na tym, że pracownika można wcześniej zgłosić. Można wcześniej mu umożliwić oszczędzanie. Można też te składki potrącone i naliczone przez pracodawcę szybciej odprowadzić do PPK. Kiedyś należało to zrobić w kolejnym miesiącu, teraz można niemalże od razu. Natomiast te zmiany w przepisach spowodowały jeszcze, że nadano specjalne uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy, która ma możliwość badania funkcjonowania PPK pod kątem stwarzania jakichś trudności w przystąpieniu do tego programu i to może być jakieś zagrożenie dla przedsiębiorców. Również mikroprzedsiębiorcy będą musieli przedstawić do PFRu dokumentację, na podstawie której nie stworzyli PPK w firmie, ponieważ taka też możliwość jest dla nich przewidziana. Oczywiście tam trzeba spełnić odpowiednie warunki.
Przejdźmy natomiast do zmian w prawie pracy. Zmiany w kodeksie pracy będą wprowadzone dwiema ustawami. Będą to ustawy o zmianie ustawy - Kodeks Pracy. Jedna będzie wprowadzała zmiany dotyczące kontroli trzeźwości i pracy zdalnej. Praca zdalna zastąpi właściwie telepracę. To są konieczne zmiany i te, które dotyczą kontroli trzeźwości myślę, że są in plus dla pracodawców. To będzie korzystne, oni dostaną większe uprawnienia, będzie to też z korzyścią dla bezpieczeństwa miejsca pracy. Natomiast praca zdalna wymagała regulacji. Wiadomo, że ona pojawiła się w okresie pandemii i wydaje się, że część pracowników ten system albo pracy zdalnej albo pracy hybrydowej w dużej mierze odpowiada. Być może odpowiada to również pracodawcom. Natomiast wymaga zdecydowanie uregulowania, bo oprócz ustawy covidowej, nie ma żadnego aktu, który by tą pracę regulował. Oczywiście to będą obowiązki w kwestii zapewnienia odpowiednich narzędzi czy kwestii BHP, ponieważ pracodawca nie będzie zwolniony z obowiązków zapewnienia odpowiednich warunków pracy. To jest jeden projekt, natomiast drugi projekt dotyczy wprowadzenia dwóch dyrektyw, potocznie zwanych informacyjną i work balance. I tutaj dla pracodawców, ja już nie mówię o przyroście pracy administracyjnej, konieczności szkolenia pracowników począwszy od działów HR do kierowników, a nawet zarząd, który jest odpowiedzialny za employer branding, ale też za odpowiednie funkcjonowanie przepisów i ich aktualność. Zmiany o tyle ważne, że moim zdaniem one czynią trochę tą formę zatrudnienia, która jest najbardziej popularna, ale i też najdroższa, czyli umowę o pracę, być może jeszcze droższą, a może trudniejszą dla pracodawcy. Wchodzi taki przepis, który mówi, że wypowiedzenie umowy na czas określony, będzie wymagało takiego samego uzasadnienia jak umowy na czas nieokreślony. To co było taką zaletą umowy na czas określony, że pracodawca po prostu po pewnym czasie, kiedy pracownik był po prostu potrzebny, mógł tą umowę normalnie rozwiązać, bez podawania przyczyny.
Zakładam tutaj, że pracodawca ma prawo zatrudniać osobę na pewien określony czas, kiedy ten pracownik jest mu potrzebny. Natomiast w tej chwili będzie się to wiązało z podaniem przyczyny. Jak wiadomo, jeśli chodziło o umowę na czas nieokreślony, przyczyna musiała być konkretna, szczegółowa, poparta dowodami, bardzo często tego typu rozwiązania kończyły się w sądzie. Może nie aż tak często sąd przywracał pracownika do pracy, ale np. zasądzał odszkodowanie. Co wynika z tego dla pracodawców? Może należy przemyśleć strukturę zatrudnienia i pomyśleć o innych formach zatrudnienia. Jest ich cały szereg. Można tą strukturę trochę zmienić. Tutaj oczywiście nie mamy za dużo tych form zatrudnienia, natomiast może trzeba się przyjrzeć umową na czas określony i wypowiedzieć je póki czas. Pracodawca może mieć taki swój punkt widzenia.
JK: Zmiany o których Pani mówi raczej nie wróżą gwałtownego wzrostu zatrudnienia i atrakcyjności zatrudnienia, zwłaszcza na umowę o pracę. Tutaj też pojawia się pytanie, w tych zmieniających się przepisach i warunkach na ile pracodawca zachowuje elastyczność. Ma możliwość elastycznego sterowania wynagrodzeniem, dostosowywania go do zmieniających się warunków, co bardzo często jest konieczne przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Zwłaszcza w warunkach ogromnej niepewności, z którą przecież mamy do czynienia i nic nie wskazuje na to, żeby to się zmieniło.
AKP: Warto jeszcze rozejrzeć się dookoła i powiedzieć, w jak trudnych warunkach zewnętrznych w tej chwili biznes działa. Dlatego biorąc pod uwagę tę coraz mniej korzystną formę zatrudnienia, jaką jest umowa o pracę, pracodawca będzie poszukiwał sposobów na to, żeby zachować albo obniżyć netto pracownika, czy wypłatę dla zleceniobiorcy, nie zwiększając swoich kosztów pracy. Oczywiście jeżeli jest to możliwe, możemy próbować optymalizować formy zatrudnienia dla członków zarządu czy różnych specjalistów. Jednym ze sposobów na zachowanie, a może nawet podwyższenie netta przez pracodawcę, jest możliwość skorzystania z zapisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dotyczących 50% kosztów uzyskania dla twórców. Oczywiście nie dotyczy to wszystkich pracowników, wszystkich zleceniobiorców i wszystkich dziełobiorców.
Chciałam jeszcze powiedzieć tutaj o różnego rodzaju zwolnieniach podatkowych, które dostarcza nam prawo, o których pracownik może nie wiedzieć. Tutaj też znowu trzeba przypomnieć o tej konieczności informowania pracowników, o przeprowadzeniu jakiś kampanii informacyjnych. To będzie też procentować tym lepszym postrzeganiem pracodawcy przez pracowników. I ostatni kluczowy element to kwestia korzystania z benefitów. Ja tutaj mówię też o takich rzeczach, które z jednej strony są korzystne dla pracownika, zleceniobiorcy itd, a z drugiej strony albo nie powodują wzrostów kosztów pracy albo wręcz dają też możliwości, żeby w ramach tego przyznanego benefitu, który np. częściowo opłaca pracodawca, pracodawca jednak mógł zminimalizować te koszty, które są generowane. Czyli np. mówię tutaj o takich benefitach niepieniężnych, typu prywatna opieka medyczna czy karta sportowa, dzięki czemu pracodawca wprowadzając odpowiednie zapisy w swoich przepisach wewnętrznych, może uniknąć oskładkowania.
JK: Obraz, który Pani rysuje jest bardzo skomplikowany. Nic nie wskazuje na to, żeby się uprościł. W związku z tym wyobrażam sobie, że nie brak błędów popełnianych przez pracodawców przy zatrudnianiu pracowników. Gdyby miała Pani wskazać kilka najczęściej spotykanych. Gdzie pracodawcy najczęściej się potykają?
AKP: Ja się tutaj odniosę wyłącznie do działu kadr i płac. Pominę ten etap rekrutacji czy pewnych założeń co do struktury zatrudnienia. Natomiast w naszym dziale bardzo się opłaca zebrać taką wnikliwą i pełną informację od pracownika w zakresie jego precyzyjnych danych dotyczących urzędów skarbowych, ponieważ w przyszłości brak danej albo zła dana może generować błędy, które są po prostu czasochłonne i też zwiększając nakład pracy. Czyli unikajmy błędów z niedoinformowania nas przez pracownika, niezłożenia odpowiednich oświadczenia albo nieaktualizowania tych oświadczeń, bo pracownik ma obowiązek w ciągu siedmiu dni aktualizować dane składane pracodawcy. Ważne jest więc szerokie, wnikliwe podejście do pracownika. Pracownik oczywiście nie ma obowiązku składania nam orzeczenia o niepełnosprawności, ale powinien być przynajmniej poinformowany, że pracodawcy również takie orzeczenie może złożyć. Nie musi, ale może złożyć i uzyska dla siebie korzyść w postaci dodatkowego urlopu, a pracodawca zyska np. na obniżeniu wpłaty na PFRON.
JK: To dotyczy pracowników będących polskimi obywatelami. Natomiast też trzeba mieć na uwadze fakt, że coraz więcej obcokrajowców pracuje w Polsce. Czy w tym wypadku, czy w przypadku obcokrajowców, przepisy są równie skomplikowane czy jeszcze bardziej złożone?
AKP: Może pomówmy o wynagrodzeniach tychże pracowników. W tej chwili, z wiadomych przyczyn, ogromnie ułatwiono zatrudnianie np. Ukraińców. To jest naprawdę proste. Natomiast są dodatkowe warunki, które stawia się pracodawcy. On musi przestrzegać przepisów dotyczących minimalnego wynagrodzenia. Musi przestrzegać przepisów dotyczących zapewnienia warunków pracy, te warunki nie mogą być gorsze niż pracowników polskich. Musi stosować się do prawa polskiego oraz przestrzegać obowiązek informacyjny wobec Państwowej Inspekcji Pracy i Urzędu Wojewódzkiego. Także dla pracodawcy zatrudnienie obcokrajowca na pewno jest wyzwaniem administracyjnym. Trzeba to po prostu rozpoznać, przygotować się i te wszystkie wymagania spełniać.
Natomiast obcokrajowcy, którzy są zatrudniani, są różni. To są ludzie różnych zawodów, trafiający do różnych branż. My w tej chwili obserwujemy, co też jest związane z pandemią, że pracownicy mając możliwość pracować zdalnie, opuszczają Polskę. Wracają do swoich miejsc zamieszkania lub po prostu wyjeżdżają gdzieś w ramach Europy. Tutaj rodzi się pewien problem, zarówno jeśli chodzi o ubezpieczenie społeczne jaki i o podatek, ponieważ taki pracownik właściwie powinien być ubezpieczony w kraju przebywania i jeżeli jest tam pół roku, to jego rezydencja podatkowa się zmienia. Dlatego tutaj zawsze przestrzegamy pracodawców, żeby liczyli się z tym, że taki problem może się pojawić.
JK: Czyli cały czas obracamy się w obszarze gromadzenia informacji przez pracodawców, którzy po prostu muszą śledzić przepisy, które zmieniają się i zmieniać się będą. W tej sytuacji jest miejsce dla Państwa. Doradców. Dla JP Weber. Dla specjalistów, którzy najzwyczajniej świecie pomogą nawigować w tym gąszczu przepisów, które również bywają niestabilne. Dziękuję bardzo. Moją rozmówczynią była pani Anna Kidawa-Pagacz.
AKP: Dziękuje bardzo, dziękuję Panu, dziękuję Państwu.
